Chaque entreprise doit se prémunir des risques éventuels en sécurisant sa capacité d’intervention même en cas de panne. Compte tenu du caractère imprévisible des événements tels que les catastrophes naturelles, les cyberattaques ou les vols de toutes sortes, il est essentiel d’identifier à l’avance les risques possibles et de développer des stratégies efficaces. Dans ce contexte, l’analyse BIA (Business Impact Analysis) joue un rôle fondamental.
Le BIA permet de synthétiser, sous forme de rapport, les conséquences d’une situation de crise au détriment de l’entreprise. Pour une gestion efficace des risques, dont fait partie l’analyse d’impact sur l’entreprise, il est important de reconnaître les relations et les liens de dépendance présents au sein de votre organisation.
Analyse d’impact sur l’entreprise : la définition
Une analyse d’impact sur l’entreprise est un processus systématique composé de deux composants, un exploratoire et un de planification. Celle dite exploratoire correspond à l’identification des risques potentiels auxquels l’entreprise doit faire face en cas d’obstacles à l’exercice de l’activité. Ici, l’attention est focalisée sur les conséquences réelles que tout événement peut avoir sur l’organisation, la sécurité, la commercialisation, le contrôle qualité ou la situation financière de l’entreprise. La planification, quant à elle, consiste à développer une ou plusieurs stratégies visant à minimiser ces risques.
Le résultat de l’analyse BIA est le rapport BIA qui, avec le plan de gestion de crise, représente une composante importante du plan général de continuité des activités. Dans les paragraphes suivants, nous expliquons la procédure et le contenu d’une analyse d’impact sur l’entreprise.
Analyse d’impact sur l’entreprise : le procédure
Si le format et le contenu exacts d’une BIA varient selon les entreprises, la mise en œuvre de l’analyse implique presque toujours les mêmes étapes, énumérées ci-dessous :
- La collecte d’informations
- L’évaluation des informations
- Le résumé des résultats
- La présentation à l’administration
La rédaction d’un rapport BIA peut se faire en s’appuyant uniquement sur des ressources internes ou avec l’aide de ressources externes. Indépendamment de cela, la collaboration de ses employés est essentielle, surtout dans les premières étapes. En fait, c’est grâce à leur aide que vous êtes en mesure d’identifier tous les processus de travail ou activités qui se déroulent quotidiennement au sein de votre entreprise et les corrélations entre les fonctions individuelles et les services individuels.
Cette collecte d’informations s’effectue souvent au travers d’entretiens directs avec le personnel ou à l’aide de questionnaires, et sert à simplifier le catalogage des fonctions de l’entreprise selon leur importance et à évaluer en cas d’événements imprévus leurs conséquences respectives en termes financiers et extra-financiers. Pour la collecte et la compilation ultérieure de données utiles pour l’analyse, les questions suivantes peuvent aider :
- Dans quelle mesure les différents départements dépendent-ils de certains systèmes et processus de travail ?
- Quels types de risques les faiblesses identifiées impliquent-elles ?
- Qui est responsable des accords de niveau de service ?
- Quels employés et combien sont nécessaires pour une stratégie de relance ?
- Quels types de ressources/équipements sont nécessaires en cas de non-fonctionnement ?
- Comment gérer la liquidité et la trésorerie pendant la phase de reprise ?
Face à ces questions, vous comprenez immédiatement de quel type de données vous avez besoin pour votre Business Impact Analysis. Dans la plupart des cas, les informations requises sont les suivantes :
- Le nom de l’activité exercée et sa description, aussi précis que possible
- Département et poste de travail
- Ressources humaines et technologiques impliquées dans l’activité de travail
- Liste des données d’entrée et de sortie liées à l’activité
- Liste de tous les départements qui dépendent des sorties susmentionnées
- Temps d’arrêt maximum sans conséquences significatives
- Conséquences internes et économiques
- Conséquences externes / juridiques (avec les clients, les autorités, etc.)
- Description des pannes/périodes d’inactivité précédentes et de leurs conséquences
- Description des procédures de reprise ou de délocalisation/externalisation de l’activité de travail
Dans une seconde phase, toutes les informations recueillies doivent être validées par une revue puis analysées par la suite. Qu’il s’agisse d’une analyse de données informatisée ou manuelle, l’objectif est de mettre en évidence les fonctions, les systèmes, les travailleurs et les ressources qui sont strictement essentiels à la continuité des activités. A cette fin, il devient également clair quels sont les délais à respecter pour rétablir les fonctions opérationnelles soumises au blocage, avant qu’il n’y ait des retards dans le paiement des salaires, des atteintes à l’image, des pénalités ou un mécontentement généralisé parmi les clients.
Les deux étapes suivantes concernent le rapport des résultats et la présentation du rapport du BIA à l’administration de l’entreprise. Le rapport peut contenir des graphiques et des diagrammes pour une meilleure clarté dans l’illustration des pertes possibles et des mesures de récupération recommandées. Pour mieux appuyer ce qui est mis en évidence par l’analyse, ajoutez des informations relatives au processus de préparation de l’analyse BIA, ainsi que les résultats détaillés des questionnaires que vous avez utilisés.
L’analyse d’impact sur l’entreprise ne doit pas être confondue avec l’évaluation des risques. Les deux sont des éléments fondamentaux d’une stratégie de continuité d’activité, qui comprend également la communication de crise. Une analyse BIA est généralement préparée par un expert comptable avant l’évaluation des risques. En fait, il sert de point de départ à l’administration des affaires pour l’élaboration de stratégies de continuité des affaires.